Przepisy dotyczące czasu pracy w Polsce nie należą do klarownych i przystępnych. Posiadają one kilka źródeł, z których najważniejszym jest Kodeks Pracy, jednak nie sposób nie wspomnieć również o szeregu ustaw regulujących stosunki między pracownikiem a pracodawcą w tym zakresie. Ustawa o dniach wolnych od pracy, ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, ustawa o czasie pracy kierowców, ustawa o pracownikach samorządowych… To tylko niektóre z przepisów dotyczących czasu pracy, które każdy pracodawca zobowiązany jest znać i przestrzegać, ale nie zapominajmy również o obowiązku śledzenia wszelkich zmian i aktualizacji. Niejednemu pracodawcy trudno jest się odnaleźć w takim gąszczu przepisów. Odpowiedzią branży IT na złożoność przepisów w zakresie ewidencji czasu pracy jest dynamicznie rozwijający się segment systemów RCP (Rejestracja Czasu Pracy).

Zgodnie z rankingiem Global Benchmark Complexity Index 2014 opracowanym przez TMF Group, Polska jest niechlubnym europejskim liderem pod względem złożoności przepisów, które regulują prowadzenie biznesu, dodatkowo plasując się na 7. miejscu wśród 81 krajów na świecie objętych badaniem.

Duże korporacje często na stałe współpracują z prawnikami oraz ekspertami, którzy dbają aby w swojej działalności nie naruszały one przepisów w zakresie czasu pracy, jednak faktem jest, że większość polskich przedsiębiorców, szczególnie małych i średnich, rzadko może sobie pozwolić na zatrudnienie na stałe prawnika, wykupienie usług kancelarii, czy też ciągłe doszkalanie.

Dużą pomocą w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy pracowników są programy klasy RCP. Dzięki nim, średnio zorientowana w przepisach prawnych osoba zaplanuje czas pracy załogi, zachowując przy tym wszystkie normy. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu RCP? Obok pakietu standardowych funkcjonalności, program powinien uniemożliwiać zatwierdzenie błędnych planów, a także ich wydruk. Poza tym ważne jest, by w systemie RCP występowały krótkie komunikaty, informujące o tym, w którym miejscu i dlaczego grafik jest błędnie zaplanowany. Rozwiązanie powinno również w jasny i przejrzysty sposób prezentować informacje o każdym pracowniku, jego normach, limitach godzinowych itp. 

„Na rynku widzimy duże zainteresowanie planowaniem czasu pracy według określonej obsady, która budowana jest na podstawie analiz i prognoz sprzedażowych lub produkcyjnych. Systemy RCP wychodzą naprzeciw potrzeb różnorodnych branż, dając im możliwość szacowania obsady według charakterystycznych dla nich parametrów. W przypadku sklepu, restauracji czy hotelu źródłem informacji do prognozy liczby stanowisk obsługujących może być ilość paragonów lub też ruch klientów, natomiast dla firmy produkcyjnej czy dystrybucyjnej będzie to informacja o liczbie operatorów niezbędnych do obsługi maszyn. Z kolei w call-center obsadę można zbudować w oparciu o liczbę faktycznych miejsc pracy, na których pracownicy się wymieniają, a także na bazie liczby osób potrzebnych do obsługi aktualnych projektów realizowanych przez to centrum” – tłumaczy Aneta Andruszkiewicz, Product Manager Infinite RCP w Infinite IT Solutions. 

Decydując się na wdrożenie systemu RCP, firmy mogą usprawnić pracę osób odpowiedzialnych za planowanie harmonogramów, jednocześnie zyskując wartościowe narzędzie, które pozwala im lepiej radzić sobie ze skomplikowanymi uwarunkowaniami prawnymi dotyczącymi czasu pracy pracowników.