XXI wiek to przede wszystkim Internet i jego pochodne w postaci różnej ilości aplikacji na smartfona, ale także rozwiązań online. Online czyli łatwo, prosto i oszczędnie – biorąc pod uwagę nie tylko koszty, ale także poświęcony czas.

Rozwiązania online docierają wszędzie: od klientów indywidualnych aż po przedsiębiorstwa, począwszy od zamówień, video konferencji a kończąc na rozwiązaniach księgowych. Dobra księgowość w firmie to podstawa i fundamenty dobrze prowadzonego biznesu, który  w przyszłości może stać się świetnie prosperującym źródłem dochodu a może nawet początkiem wielkiej fortuny na miarę majątku Rothschildów.

Zanim pojawił się Internet, księgowość kojarzyła się z zawiłymi transakcjami i księgowaniami na rachunku firmowym, oraz wystawianiem faktur VAT, które to były synonimem zawiłych przepisów podatkowych. Z czasem okazało się jednak, że Internet nie tylko pomaga oszczędzać czas  i pieniądze ale także kruszy mit o zawiłych meandrach księgowości, przeznaczonej dla niewielkiej ilości wtajemniczonych osób. Księgowość tradycyjna powoli została wyparta przez księgowość online.

Księgowość online jeszcze parę lat temu była w niełasce, jednak wraz z rozwojem Internetu  i jego powszechnym zastosowaniem w każdym aspekcie życia, dostała drugą szansę i z niej skorzystała. Wielu przedsiębiorców słusznie zdało sobie sprawę z łatwości, szybkości i funkcjonalności programów do faktur online. W jednym momencie zniknęły ograniczenia w postaci wystawiania i wysyłania faktur tradycyjną drogą korespondencji a w ich miejsce pojawił się Internet, który był gwarantem szybkości oraz zaoszczędzonego czasu i pieniędzy.
Pierwsze programy księgowe online nie występowały w tej postaci w jakiej występują ich obecni następcy. Cechowały się prostotą i znikomą ilością dodatkowych funkcji. Z biegiem czasu, zaczęły się rozrastać o dodatkowe funkcjonalności, które stopniowo przekonywały do siebie kolejnych sceptycznych użytkowników. Rozwój dużej ilości tego typu programów na rynku spowodował znaczny spadek cen księgowych usług online i jednym z podstawowych wyznaczników obok transparentności dla użytkownika była jakość. Jakość to w czasach Internetu wyznacznik ilości potencjalnych użytkowników, a w szerszym horyzoncie czasowym popularność programu i jego rynkowy sukces. Dodatkowo na popularność programów do księgowania online wpłynął fakt, że od początku 2013 roku nie ma obowiązku drukowania i podpisywania faktur. Można je wysyłać drogą elektroniczną.

Jak wybrać najlepszy program do faktur online?

Można kierować się opiniami, ale nie zawsze są one obiektywne. Najlepiej porozmawiać  z zaprzyjaźnioną księgową, która na bieżąco jest z nowinkami technicznymi i cały czas inwestuje w swój rozwój. Ale co zrobić w sytuacji, kiedy takiej osoby nie ma albo po prostu zaprzyjaźniona księgowa nie nadąża za światem nowinek księgowo-informatycznych kroczącym w zastraszająco szybkim tempie?

Dobrze zarządzana księgowość to w obecnych czasach synchronia z kontem firmowym. To także automatyczne zaczytywanie z faktur danych do przelewów, które jak wiadomo każdemu przedsiębiorcy muszą dochodzić na czas, ale przede wszystkim być prawidłowo wypełnione. Współczesna księgowość to dostęp do e-faktur, oraz wszystkich dokumentów 24 godziny na dobę. Dlatego warto zadać sobie pytanie czy nie warto skorzystać z rozwiązania jakim jest księgowość online.

Takie rozwiązanie jest wybierane przez coraz większą rzeszę przedsiębiorców. Program do faktur online to oszczędność pieniędzy, które mogą zostać zainwestowane w rozwój firmy. To także transparentna informacja, które e-faktury zostały już opłacone przez kontrahentów. To przede wszystkim podatki pod kontrolą i szybkie księgowanie wydatku, ale także wydruk deklaracji i zamykanie miesiąca.

Księgowość online to także synchronizacja z rachunkiem firmowym

Wiele firm na rynku oferuje tego typu usługi, ale żeby wybrać tą najlepszą istnieje konieczność zapoznania się z podstawowymi elementami, które trzeba brać pod uwagę przy wyborze takiego rozwiązania. Poniżej zbiór kilku podstawowych zasad, którymi powinien kierować się przedsiębiorca, myślący poważnie o zmianie swojej księgowości na księgowość online.

Multifunkcjonalność

Program do księgowania powinien posiadać wiele multi rozwiązań, które powinny zaspokajać oczekiwania najbardziej wymagającego użytkownika. Wielofunkcyjność rozwiązań pozwala na zautomatyzowanie dużej ilości czynności a także generowanie gotowego dokumentu w dowolnym rozszerzeniu Microsoft Office. W finalnej odsłonie pozwala wysłać plik do klienta z poziomu aplikacji albo go po prostu wydrukować.

Intuicyjność programu

Powinien on być przejrzysty i nieskomplikowany. Intuicyjny i myślący za użytkownika w podstawowych kwestiach jak np. podstawianie numeru rachunku kontrahenta czy danych rejestracyjnych podmiotu gospodarczego przy wystawianiu faktury.

Dostępność programu

W dobie Internetu i zapisie niezliczonej ilości danych najlepszym rozwiązaniem jest program online. Pozwala on na użytkowanie go z poziomu dowolnego komputera, który ma dostęp do Internetu (wszystkie dane zapisywane są w chmurze). W ten sposób użytkownik nie jest ograniczony (czytaj przypisany) tylko i wyłącznie do jednego adresu IP

Cena

Nie powinna być zaporowa ale konkurencyjna na rynku. Jeśli cena programu plus abonament miesięczny jest równa lub większa od ceny wynajmu profesjonalnej księgowej nie warto zwracać uwagi na taki produkt, ponieważ w dłuższym horyzoncie czasowym poza generowaniem kosztów będzie także absorbował czas.

Darmowa wersja do testowania

Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na konkretny program do wystawiania faktur, większość producentów proponuje darmową wersję testową (przeważnie 30-60 dniową), w ramach której można przetestować program pod kątem interesujących funkcjonalności.

Synchronizacja konta bankowego z programem księgowym

Taka funkcjonalność pomaga na bieżąco zaczytywać dane rejestracyjne kontrahenta a wystawienie faktury online znacząco skrócić w czasie. W przypadku kilkudziesięciu faktur miesięcznie oszczędność czasu liczona jest w godzinach.

Wśród dostępnych na rynku programów tego typu zdecydowanie wyróżnia się mKsięgowość. Program oferowany przez mBank, o którym można się więcej dowiedzieć na stronie internetowej https://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/start/. To, co sprawia, że jest tak wyjątkowy, to intuicyjne działanie programu i 24 godzinna pomoc konsultanta w nagłych przypadkach. W przypadku obawy przed samodzielnymi błędami w księgowaniu istnieje możliwość dodatkowego zainstalowania pakietu „Sprawdzanie księgowań”, który oferuje pomoc profesjonalnej księgowej.

Wspomniany wyżej program do księgowości to także pakiet o zagadnienia płacowe dotyczące pracowników. Naliczanie wynagrodzeń, zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także sporządzenie rozliczeń pracowników. Program może zostać rozszerzony o dodatkowe funkcjonalności w postaci połączenia konta i księgowości online w biurze księgowym przedsiębiorcy, przelewy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego przygotowane przez księgową w koszyku płatności, monitoring brakujących kosztów on-line, oraz rozliczenie zapłat i monitowanie płatności kontrahentów.

Dlatego już dziś warto przestawić swoją firmę na nowe, tory online i efektywnie zarządzać swoim przedsiębiorstwem, reagując na dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe i ruchy konkurencji. Programy do księgowania faktur online będą się rozwijały coraz bardziej, a możliwości jakie daje Internet na pewno zostaną zaimplementowane w postaci nowych funkcjonalności, które z pewnością zyskają wielu nowych zwolenników.