01-12-2014, 00:00
Oferty związane z księgowością internetową zaznaczają się na rynku coraz wyraźniej. Czyżby i ten aspekt działania firmy miał przenieść się do przestrzeni online? Tak naprawdę taki proces już się rozpoczął. Niemniej jednak wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu zastanawia się, czy księgowość internetowa to pomysł wart uwagi. Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.
Dla kogo księgowość internetowa?
W pierwszej kolejności musimy zastanowić się do kogo kierowane są oferty obejmujące księgowość online? Czy sprawdzi się ona w przypadku każdego rodzaju firmy? Z tego typu rozwiązań powinni korzystać przede wszystkim przedsiębiorcy prowadzący swoją księgowość w postaci Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). W zasadzie nie ma znaczenia czy są oni płatnikami VAT czy też nie. Tak więc księgowość internetowa to idealny pomysł dla małych i średnich firm. Rozwiązanie to jest polecane szczególnie mocno firmom, których przychód oparty jest na dużej liczbie dokumentów zawierających małe kwoty. Dlaczego? Otóż „klasyczne” biuro rachunkowe kalkuluje opłatę w zależności od nakładu pracy a więc ilości dokumentów, jakie przedsiębiorca dostarczy w danym miesiącu. Im więcej faktur, tym wyższa opłata. W przypadku wymienionych wyżej firm cena obsługi księgowej byłaby nieproporcjonalnie duża w stosunku do generowanych przychodów. W takiej sytuacji usługa księgowości internetowej jest w 100% trafionym rozwiązaniem. Oczywiście nie oznacza to, że z tego typu usług nie mogą korzystać firmy generujące niewielką ilość dokumentów.
Oszczędność na pierwszym miejscu
Nieco wyżej, opisując firmy, do których skierowana jest księgowość internetowa, wspomnieliśmy o kosztach. Rzeczywiście ogromną zaletą księgowości online są niskie koszty. Największe oszczędności występują w przypadku firm, które generują dużą liczbę dokumentów. W przypadku księgowości online opłacamy przeważnie stały abonament miesięczny, który jest niezależny od ilości wprowadzanych dokumentów. Dzięki temu firma może zaoszczędzić, w okresie miesięcznym, od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych. A to w skali roku daje naprawdę spore kwoty. Nawet w sytuacji, kiedy abonament uzależniony jest od ilości dokumentów, nasze koszty są dużo niższe aniżeli w przypadku korzystania z usług tradycyjnego biura rachunkowego.
Oczywiście mówiąc o oszczędnościach nie możemy pominąć także czasu. Jedynym nakładem pracy jaki ponosimy jest wprowadzenie wszystkich dokumentów (zakup i sprzedaż) do systemu. Po wprowadzeniu będziemy mieli do nich dostęp 24 godziny na dobę. Bez konieczności wizyty w biurze rachunkowym. To z pewnością pozwoli nam zaoszczędzić sporo czasu. A czas to pieniądz!
Sprawny automat
Księgowość internetowa działa jak sprawny automat. W zależności od typu rozwiązania nasze dokumenty są automatycznie księgowane, a na ich podstawie generowane są odpowiednie deklaracje. Dzięki temu nie musimy już zawracać sobie głowy wypełnianiem deklaracji PIT-5, VAT-7 czy ZUS DRA.
Są także systemy, w których wszystkie dokumenty są sprawdzane przez księgowego przed akceptacją w systemie. Mamy wtedy pewność, że wprowadzone przez nas faktury sprawdził także człowiek, a nie tylko maszyna.
A jak przesyłane są dokumenty? Najprostszym sposobem jest wykonanie skanu, niemniej jednak są także lepiej dopracowane rozwiązania. Jednym z nich jest konfiguracja programu fakturującego z systemem księgowym. Dzięki temu wszystkie faktury zostaną zaimportowane automatycznie. Bez ryzyka popełnienia błędu w trakcie wprowadzania.
Czy to bezpieczne?
Słów kilka z pewnością warto poświęcić bezpieczeństwu rozwiązania jakim jest księgowość internetowa. Oczywiście standardem w tego typu systemach jest przesyłanie wszystkich danych za pośrednictwem połączenia szyfrowanego. Dzięki temu mamy pewność, że informacje dotyczące działalności naszej firmy nie zostaną przechwycone przez osoby niepowołane. Jest jeszcze jeden aspekt. Otóż ogromnym zabezpieczeniem dla naszej firmy jest już sam fakt przechowywania i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki temu mamy pewność, że cenne informacje nie znikną np. w wyniku pożaru, zalania lub po prostu kradzieży. W każdej chwili będziemy mogli odtworzyć dokumentację firmy korzystając z platformy online.
Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule można śmiało stwierdzić, że księgowość internetowa to ciekawostka, która jednak dokonuje swego rodzaju rewolucji. Jak pokazują powyższe przykłady, zmiany te odbywają się przede wszystkim z korzyścią dla przedsiębiorców.
Podobne artykuły
Komentarze