Kontrola – słowo, które przyprawia o drżenie rąk każdego przedsiębiorcę. Organów uprawnionych do sprawdzania naszych działań jest wiele, warto wiec znać swoje prawa i powinności.
 

Lista instytucji, które mogą przeprowadzić kontrolę w firmie jest dość długa. Pierwsze miejsca zajmują na niej Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Inspekcja Sanitarna. Ale do naszych drzwi mogą też zapukać kontrolerzy z Inspekcji Pożarowej, Izby Handlowej, Urzędu Celnego, Inspekcji Ochrony Środowiska, Inspekcji Transportu Drogowego, czy Urzędu Dozoru Technicznego. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa do firmy może także wkroczyć Policja, organizacje chroniące prawa autorskie (np. ZAIKS) a także inne służby śledcze – Centralne Biuro Antykorupcyjne, Centralne Biuro Śledcze i Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

W teorii większość kontroli musi być zapowiedziana listownie, nie później niż 7 dni przed planowaną wizytą. Instytucje kontrolujące mogą jednak powołać się na sytuację zagrożenia życia lub zdrowia czy podejrzenie popełnienia przestępstwa. Niezapowiedziane mogą też być inspekcje dotyczące nieuzasadnionego zwrotu podatku. W przypadku braku zawiadomienia, konieczne jest przedstawienie pisemnego uzasadnienia kontroli.

Uprawnienia organów kontrolujących są bardzo szerokie. Wykonywane obowiązki upoważniają kontrolerów do wejścia do budynków, na grunty i inne posiadłości kontrolowanego. Pozwalają im legitymować osoby, dokonywać spisu majątku. Kontrolujący mogą też żądać okazania ksiąg, akt i wszelkich innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Mogą również pobierać próbki towarów.

Kontrola nie może zakłócać funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale to do kontrolowanego należy odpowiednie zorganizowanie miejsca pracy kontrolerów. Ma też obowiązek w wyznaczonym czasie udzielić wszystkich wyjaśnień i dostarczyć wszystkich niezbędnych dokumentów. Może do tych czynności wyznaczyć osobę upoważnioną do współpracy z kontrolerami. Osoba taka ma prawo być obecna przy wszystkich czynnościach podejmowanych przez kontrolerów.

Czas trwania inspekcji jest ściśle określony przepisami i zależy od wielkości firmy. W mikroprzedsiębiorstwach może ona trwać maksymalnie 12 dni, w dużym przedsiębiorstwie nawet 48 dni.

Przedsiębiorca nie może odmówić wstępu kontrolerom. Jeśli będzie przeszkadzał w przeprowadzeniu kontroli, kontrolerzy mogą wezwać na pomoc policję. Jeśli zdaniem przedsiębiorcy działania kontrolerów wykraczają poza ich kompetencje, przedłużają się lub narażają firmę na straty, może złożyć zażalenie do organu przeprowadzającego badanie. Złożenie skargi skutkuje wstrzymaniem kontroli. Przedsiębiorca może też dochodzić odszkodowania w przypadku gdyby powstały u niego straty związane z kontrolą.

Inspektorzy mają obowiązek pouczyć kontrolowanego o przysługujących mu możliwościach odwołania. W określonym terminie muszą go powiadomić o wyniku kontroli i swoich postanowieniach z nim związanych. Jeśli dany okres został już skontrolowany i wydano wiążącą decyzję, nie można już przeprowadzać ponownej kontroli tego okresu.

- Kontrolowany nie ma obowiązku obecności przy działaniach inspektorów, ale ma do tego prawo. Warto z niego korzystać. Można to zrobić osobiście, lub wyznaczyć pełnomocnika, który będzie za to odpowiedzialny. W dość komfortowej sytuacji są firmy korzystające z usług biur rachunkowych, bo cały ciężar kontroli spada na biuro. To ono najczęściej przyjmuje u siebie kontrolę, udostępnia dokumenty i reprezentuje kontrolowanego.  – wyjaśnia Małgorzata Bazan z katowickiego biura rachunkowego KPDA.

Kontrole są przeprowadzane według różnych kryteriów. Wszczynane są na podstawie danych własnych organów (np. deklaracje podatkowe), informacji od policji lub innych organów ścigania. Do firmy może też trafić tzw. kontrola krzyżowa – to kontrola, która dotyczy innej firmy, z którą przedsiębiorca współpracuje. Taka kontrola może sprawdzać jedynie dokumenty związane ze współpracą z danym kontrahentem.