JPK_VAT towarzyszy większym podatnikom vat od pewnego czasu. Zebrane doświadczenia oraz dołączenie do obowiązku raportowania grupy najmniejszych przedsiębiorstw, jest dobrą okazją by zwrócić uwagę na kilka trudniejszych zagadnień istotnych przy poprawnym przygotowaniu pliku.

Wysyłaj zawsze aktualną wersję Jednolitego Pliku Kontrolnego. W 2018 roku stosujemy wersję (3) JPK_VAT dla danych ujmowanych w ewidencji VAT w bieżącym roku. Wersję (3) pliku JPK_VAT stosujemy również do przygotowania ewentualnych korekt do plików JPK składnych w poprzednich latach. Plik JPK_VAT przygotowany w poprzedniej wersji (2) zostanie odrzucony jako niepoprawny przez serwery Ministerstwa Finansów. Aktualną wersję przedsiębiorcy znajdą na stronach MF.

Podaj nazwę systemu (oprogramowania) w JPK_VAT. Obowiązkową informacją jaka jest wymagana w wersji (3) pliku JPK_VAT jest nazwa systemu ewidencyjnego, w którym podatnik rejestruje dane dla potrzeb rozliczania VAT. Od 2018 ewidencja dla potrzeb VAT, o której mowa w Art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów może być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. W pliku JPK podatnik informuje z jakiego konkretnie programu korzystał.

Wskaż numer kontrahenta lub jego „brak” w pliku JPK_VAT. W części pliku, w której raportowane są poszczególne transakcje dotyczące sprzedaży podatnik obowiązkowo wykazuje numer kontrahenta czyli nabywcy dla którego została wystawiona faktura. Najczęściej jest to oczywiście NIP, jednak w sytuacji gdy nabywca nie podał NIP bo np. jest osobą fizyczną, numer powinien być zastąpiony słowem „brak”. Pole numer kontrahenta musi być wypełnione, w przeciwnym razie plik zostanie uznany za błędny po przesłaniu na serwery MF.

Sprawdź zgodność JPK_VAT z VAT-7. Generalną zasadą, o której warto pamiętać przy składaniu plików JPK_VAT jest wymagalna zgodność danych w pliku z danymi przekazanymi w deklaracji VAT-7, dotyczy to również deklaracji kwartalnej VAT-7K. Pliki JPK_VAT podatnicy składają zawsze co miesiąc, niezależnie od uprawnienia do kwartalnego rozliczania podatku. W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji VAT, podatnik powinien skorygować również pliki JPK_VAT za ten sam okres. Przed złożeniem JPK_VAT lub deklaracji VAT podatnik powinien zawsze sprawdzić zgodność danych, najlepiej porównując deklaracje (lub jej korektę) z korespondującymi plikami JPK.

Na powyższe przykłady często spotykanych problemów, nakłada się jeszcze jeden problem „techniczny” związany z tym, że pliki JPK_VAT mają formę trudną do tradycyjnej weryfikacji. To nie jest przypadek, bowiem technologia zapisu XML, która została użyta do ich przygotowania przeznaczona jest do użycia przez komputery, a nie przez ludzi. Aby szybko zweryfikować poprawność plików i szybko wyłapać możliwe błędy zalecane jest zatem użycie oprogramowania testującego zarówno pliki JPK jak i deklaracje VAT-7 / VAT-7K, takiego jak np. e-Audytor.