Księgowa jest zmorą wielu przedsiębiorców – nie jest tania i do tego ma duże wymagania. Ale jak poradzić sobie bez niej? W wielu sytuacjach odpowiedzią jest księgowość internetowa. W tym tekście wyjaśnię czym ona jest i jakie są korzyści korzystania z niej.

Zupełny brak wad?

To oczywiście nie jest możliwe. Każde rozwiązanie wiąże się z pewnym ryzykiem – tak też jest i w tym przypadku. Jednak wad jest znacznie mniej, niż zalet, więc o nich krótko: czynności księgowe wykonuje się samodzielnie – kończy się wygoda pozostawienia faktur u księgowej i szybkiego zapominania o nich. Ale też co wygodne nie zawsze jest korzystne – samodzielne księgowanie oznacza kontrolę nad finansami Twojej firmy. Księgowość internetowa daje narzędzia do samodzielnej obsługi (naprawdę każdy może to robić), więc warto z tego korzystać. W czym zatem problem? Pojawia się on w przypadku błędnych rozliczeń, np. podatkowych. Tradycyjne biura księgowe posiadają obowiązkowe ubezpieczenie, z którego mogą pokryć poniesione z ich winy straty obsługiwanych przedsiębiorców. W przypadku księgowości internetowej, chociaż mamy dobre rozwiązania, a nawet doradców on-line, to z punktu widzenia Urzędu Skarbowego księgujemy samodzielnie – nie można więc skorzystać z żadnego ubezpieczenia w razie popełnienia błędu. Istnieje jednak rozwiązanie problemu! Właściciele portali księgowości internetowej wiedzą, że ewentualne problemy ich klientów to też ich problemy. Dlatego robią wszystko, aby zminimalizować ryzyko. Kluczem jest korzystanie z usług sprawdzonych firm, które od lat tworzą bezbłędne oprogramowanie księgowości internetowej. W tej kwestii polecam artykuł Księgowość internetowa – porównanie ofert w portalu Mala-Firma.pl.

Rozwiązanie kompleksowe

Księgowość internetowa to kompletny i zautomatyzowany zestaw narzędzi do księgowego prowadzenia swojej firmy. Wystarczy, że za jego pomocą wystawia się faktury lub rachunki oraz poświęca się trochę czasu na wpisanie danych z otrzymanych faktur i rachunków kosztowych, a w efekcie otrzymuje się kompletne ewidencje:

• Księga Przychodów i Rozchodów
• Zakupy i sprzedaż VAT

oraz deklaracje podatkowe i inne dokumenty w rodzaju:

• PIT-5,
• VAT-7
• ZUS DRA.

Wszystko to dzieje się automatycznie na podstawie wprowadzanych danych sprzedażowych i kosztowych.

Wiele portali księgowości internetowej wprowadza również szereg dodatkowych funkcjonalności, które ułatwiają rozliczanie pracowników na różnych umowach, prowadzenie magazynu towarów lub utrzymywanie kontaktu z klientami (wbudowany CRM). Możliwości jest naprawdę wiele, a wszystko to znajduje się w jednym miejscu i jest ze sobą sprawnie powiązane.

Program on-line

Kolejnym dużym atutem księgowości internetowej jest fakt, że jest to oprogramowanie dostępne on-line przez przeglądarkę internetową (np. Chrome lub Firefox). Jest to duża wygoda i bezpieczeństwo dla przedsiębiorcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu odchodzi w zapomnienie instalowanie oprogramowania księgowego na komputerze (co często nie było łatwe ze względu na stosowane rozwiązania, np. zewnętrze bazy danych). Ponadto dostęp do naszej księgowości mamy teraz z każdego komputera podłączonego do Internetu – po prostu wchodzimy na określony adres, logujemy się i korzystamy (np. wystawiamy fakturę, po czym ją drukujemy, zapisujemy w pliku PDF lub przesyłam do klienta). W kwestii bezpieczeństwa zaś lepiej być nie może – wszystko jest archiwizowane na zewnętrznych serwerach. Tych danych nie sposób utracić.

Minimalne koszty

Największą korzyścią, jaką otrzymujemy decydując się na tego rodzaju rozwiązanie jest duża oszczędność. Najtańsza księgowa, przy bardzo małej liczbie dokumentów w miesiącu, to koszt rzędu 150-200 złotych. Przy większej liczbie faktur i zatrudnianiu pracowników można mówić o kwotach w okolicach 400 złotych na miesiąc – wówczas księgowość internetowa jest nawet dziesięciokrotnie tańsza! Konto dla firmy w portalach księgowych to wydatek w granicach 40-50 złotych miesięcznie. Przy tak dużej wygodzie i funkcjonalności jest to zatem rozwiązanie bezkonkurencyjne.