Coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie swojej księgowości do sieci. Księgowość online zdecydowanie zyskała na popularności, a z usługi korzystają głównie mikro- i mali przedsiębiorcy, którzy jednocześnie nie są zobligowani do prowadzenia pełnej księgowości. Większe podmioty, które przekraczają zapisany w ustawie limit przychodów netto ze sprzedaży towarów w danym roku obrotowym, są zobowiązane do prowadzenia znacznie szerszych i bardziej szczegółowych ksiąg rachunkowych. Czy przeniesienie pełnej księgowości do sieci również jest możliwe?

Księgowość online: czym różni się od tradycyjnej?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia księgowości – różny jest jedynie jej wymiar, co z kolei uzależnione jest od charakteru działalności (czy jest to np. jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna) oraz wysokości przychodów netto. Niektórzy decydują się na zatrudnienie księgowej na pełen etat, inni wybierają usługi biura rachunkowego. Alternatywą jest księgowość online – oznacza to, że wszystkie niezbędne czynności są wykonywane przez Internet. Przedsiębiorca może samodzielnie spróbować swoich sił w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów (pomogą mu w tym specjalne programy internetowe) lub skorzystać z pomocy specjalistów. W pierwszym przypadku właściciel firmy zaoszczędzi czas, jaki straciłby na ręczne wypełnianie wszystkich dokumentów – specjalnie skonstruowane elektroniczne aplikacje są niezwykle intuicyjne i pozwolą na przyspieszenie całego procesu. W drugim przypadku, gdy przedsiębiorca woli skorzystać z pomocy ekspertów, oszczędza on nie tylko czas (który musiałby poświęcić np. na dojazd do biura rachunkowego), ale także pieniądze (księgowość online jest znacznie bardziej opłacalna finansowo niż np. zatrudnienie księgowej na pełen etat).

Pełna księgowość: kogo dotyczy?

Pełna księgowość, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są przede wszystkim spółki osobowe, kapitałowe, w tym również w organizacji, spółki cywilne (poza spółką cywilną osób fizycznych), a także inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego. Ustawa precyzuje także, jak wysoki musi być przychód netto z prowadzonej działalności w poprzednik roku obrotowym – limit ten musi przekroczyć 1 200 000 euro. Należy jednocześnie pamiętać, że przepisy dokładnie precyzują, jak należy przeliczać walutę oraz jak uwzględniać kwestię VAT przy obliczaniu limitu. Uwaga: pełną księgowość muszą prowadzić również osoby fizyczne, jeśli tylko przychód ich działalności przekroczył podany limit.

Księgowość pełna i uproszczona: różnice

Nietrudno się domyślić, że prowadzenie pełnej księgowości wymaga większego nakładu pracy. Księgowość uproszczona może przybrać jeden z trzech wariantów – karty podatkowej, ryczałtu zewidencjonowanego lub wspomnianej już księgi przychodów i rozchodów, która jest zresztą stosowana przez większość przedsiębiorców. Analizy, jakie trzeba wykonać przy uproszczonej księgowości, nie są zbyt skomplikowane, dlatego wielu małych przedsiębiorców prowadzi KPiR samodzielnie.

W przypadku pełnej księgowości sytuacja jest zupełnie inna – konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz podstawowych informacji, które były już wcześniej podawane w KPiR, przedsiębiorca zobowiązany jest również do sporządzania sprawozdań finansowych na koniec roku obrotowego, a także – jeśli sprawozdanie firmy musi być sprawdzane przez biegłego rewidenta  - do umieszczania w nim kilku dodatkowych informacji (m.in. zestawienia zmian w kapitale własnym lub aktywach netto, a także rachunek przepływów pieniężnych). Na same księgi rachunkowe składają się natomiast: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz osobno – ksiąg pomocniczych, a także inwentarz.

Wszystko to sprawia, że prowadzenie pełnej księgowości jest niezwykle pracochłonne, dużo łatwiej także o pomyłkę, dlatego na tym etapie przedsiębiorcy rezygnują już z samodzielnych rozliczeń. Coraz więcej z nich szuka jednak alternatywy dla księgowej lub biura rachunkowego w tradycyjnej formie. Jedną z możliwości jest pełna księgowość online, która wygeneruje mniejsze obciążenie finansowe. W dodatku w przypadku księgowości online nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych czuwa grono specjalistów – ryzyko pomyłki jest znacznie mniejsze. Przed podjęciem decyzji o przeniesieniu księgowości (zwłaszcza pełnej) do sieci, warto zasięgnąć porady i odbyć rozmowę z konsultantem. Więcej informacji o pełnej księgowości przez Internet można znaleźć np. na stronie https://www.ingksiegowosc.pl/dla-kogo.