Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia regulującego sposób prowadzenia KPiR, którego przepisy mają obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. To jedna z najbardziej kompleksowych nowelizacji w ostatnich latach, obejmująca aż 15 istotnych zmian. Przepisy dotkną zarówno przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, jak i biura rachunkowe obsługujące klientów w ramach uproszczonej księgowości. W dalszej części artykułu przyjrzymy się szczegółowo wszystkim nowym przepisom.

KPiR tylko w formie elektronicznej – nowy obowiązek od 2026 roku

Jedną z kluczowych zmian przewidzianych w nowym rozporządzeniu Ministra Finansów jest obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) wyłącznie w formie elektronicznej. Od 1 stycznia 2026 r. zrezygnowanie z wersji papierowej stanie się faktem. Każdą KPiR będziemy musieli prowadzić przy użyciu systemu, który pozwala na generowanie i przechowywanie wpisów w formie elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy będą zobowiązani do stosowania odpowiedniego oprogramowania księgowego. Musi spełniać wymogi formalne, zapewniać przejrzystość danych i umożliwiać ich późniejsze przekazanie np. do organów skarbowych. Celem tej zmiany jest ujednolicenie formy dokumentacji księgowej oraz usprawnienie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Nowe kolumny w KPiR – większa przejrzystość i integracja z KSeF

Kolejnym ważnym elementem zmian możliwie wprowadzanych od 2026 roku będzie rozszerzenie struktury Księgi Przychodów i Rozchodów o dodatkowe kolumny. Nowe przepisy przewidują obowiązek uwzględniania w KPiR informacji powiązanych z KSeF. Projekt wprowadza m.in. kolumny umożliwiające wpisanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF, daty jej wystawienia, otrzymania, zapłaty oraz formy płatności.

Zmiany te mają na celu ułatwienie integracji z systemem KSeF oraz zapewnienie większej spójności i kontroli nad przepływem dokumentów księgowych. Dzięki temu możliwe będzie skuteczniejsze monitorowanie rozliczeń podatkowych oraz automatyzacja części obowiązków księgowych.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność zaktualizowania używanego oprogramowania księgowego, aby było ono zgodne z nowymi wymogami. Warto już teraz upewnić się, że stosowane narzędzia pozwalają na zapis danych w nowej strukturze KPiR oraz pełną integrację z KSeF.

Zmiany w terminach wpisów w KPiR

W ramach nowego projektu rozporządzenia dotyczącego KPiR, od 2026 roku ujednolicone zostaną terminy dokonywania wpisów do księgi. Obecne przepisy są mniej precyzyjne, co daje przedsiębiorcom dużą swobodę, ale i prowadzi do niejasności. Nowe regulacje wprowadzają konkretny obowiązek księgowania zdarzeń gospodarczych nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Bez względu na to, czy KPiR prowadzi sam podatnik, czy zleca to biuru rachunkowemu termin będzie jeden.

Dowody księgowe wg nowego projektu zmian

Nowe przepisy rezygnują z możliwości ujmowania sprzedaży w zestawieniach zbiorczych faktur jako podstawy zapisów w KPiR. Dziennych zestawień dowodów księgowych nie będzie już można stosować. Podatnik będzie musiał wpisywać każdą fakturę bezpośrednio do KPiR, którą co do zasady będzie prowadzić w formie elektronicznej.

Tym samym nie będzie już dopuszczalne księgowanie zbiorczej kwoty sprzedaży, ani stosowanie zestawień opartych na rejestrze VAT. Zmiana ta wynika m.in. z potrzeby lepszego wykorzystania struktur JPK_PKPiR, które wymagają wykazywania poszczególnych dokumentów źródłowych. Dzięki temu możliwa będzie dokładniejsza analiza danych przez administrację skarbową.

W nowym rozporządzeniu nie zawarto przepisów dotyczących miejsca przechowywania KPiR ani dowodów księgowych, co stanowi zmianę względem dotychczas obowiązujących regulacji. Wcześniejsze przepisy wskazują wyraźnie, że księga i dokumenty, które są podstawą zapisów musimy przechowywać w miejscu prowadzenia działalności. To znaczy w siedzibie wskazanej przez podatnika lub – jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe – w miejscu przechowywania dokumentacji przez to biuro. Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z nimi dowodów wynika obecnie bezpośrednio z Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 86 tej ustawy, podatnicy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji przez cały okres, w którym nie nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Jak przygotować się do zmian w KPiR?

Wejście w życie nowego rozporządzenia dotyczącego prowadzenia KPiR w 2026 roku to dla wielu firm sygnał, że czas na konkretne działania. Aby zapewnić sobie zgodność z przepisami i uniknąć stresu, warto odpowiednio się przygotować. Oto co należy zrobić:

1. Wybierz odpowiednie oprogramowanie księgowe – Zadbaj o to, by system, z którego korzystasz, umożliwiał elektroniczne prowadzenie KPiR oraz spełniał nowe wymagania techniczne i formalne.
2. Sprawdź integrację z KSeF – Nowe kolumny w KPiR będą ściśle powiązane z Krajowym Systemem e-Faktur. Twoje oprogramowanie powinno umożliwiać łatwą integrację z KSeF, np. automatyczne pobieranie numeru faktury i daty płatności.
3. Zaktualizuj procedury obiegu dokumentów – Wprowadź zmiany w wewnętrznych procedurach. Dowody księgowe muszą być kompletne, poprawnie opisane i zgodne z nowymi wymogami.
4. Zadbaj o zgodność terminów – Dopilnuj, by wpisy do KPiR były dokonywane zgodnie z nowymi terminami. Według projektu najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca.
5. Przeszkol zespół – Zorganizuj szkolenie dla pracowników księgowości – zmiany są znaczące i wymagają aktualizacji wiedzy w zakresie obowiązków księgowych.
6. Przetestuj nowe rozwiązania wcześniej – Nie czekaj na ostatnią chwilę – przeprowadź testowe wdrożenie zmian i oceń gotowość firmy do pracy zgodnej z przepisami. Wypróbuj KPiR Varico za darmo przez 30 dni!