Dzień pierwszy. 09:00 - 16:00

WPROWADZENIE DO WARSZTATÓW – FUNKCJA INFORMACYJNA I REPREZENTACYJNA SEKRETARIATU

- aspekty organizacyjne
- ustalenie zasad współpracy w grupie
- rola asystentki w przedsiębiorstwie – kształtowanie dobrego wizerunku organizacji, etyka zawodowa, sposób zachowania, ochrona czasu pracy przełożonego

SZTUKA POWITANIA – REGUŁY OBYCZAJOWE W OBSŁUDZE RECEPCYJNEJ

- hierarchia – kto pierwszy i dlaczego
- witanie się, podanie dłoni, powstawanie, przedstawianie
- gdzie i jak wolno się witać, a gdzie nie wypada – jak uniknąć gafy
- ważne różnice w relacjach biznesowych a towarzyskich – ważne różnice
- wizytówki – rodzaje, wygląd, wręczanie oraz znaczenie biletów wizytowych

ETYKIETA JĘZYKOWA – ZASADY STOSOWANIA ZWROTÓW GRZECZNOŚCIOWYCH

- tytułowanie – tytuły naukowe, służbowe, kurtuazyjne
- formalne zwroty grzecznościowe
- kontrahenci z zagranicy – zwroty formalne, tytułowanie
- rozmowa – nawiązywanie konwersacji, tematy dozwolone
- kultura języka – poprawność wypowiedzi

KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA – TECHNIKI POPRAWIAJĄCE POROZUMIEWANIE SIĘ

- bariery komunikacyjne
- aktywne słuchanie
- oczekiwania klienta – pytania jako narzędzia ich rozpoznawania
- techniki asertywne
- wyrażenia zakazane – zwroty niedozwolone w kontaktach z kontrahentami

PRECEDENCJA – KWESTIA PIERWSZEŃSTWA W SYTUACJACH BIZNESOWYCH

- wspólna podróż windą, przepuszczanie w drzwiach
- samochód służbowy – hierarchia miejsc, wsiadanie i wysiadanie z klasą
- hierarchia miejsc na spotkaniu – rozmieszczenie uczestników narad, negocjacji, prezentacji, a także podczas oficjalnych kolacji biznesowych

GOŚCIE W FIRMIE – ZASADY PROFESJONALNEGO PRZYJMOWANIA KONTRAHENTÓW

- anonsowanie
- powitanie gości biznesowych, wprowadzenie do gabinetu, odprowadzanie
- i pożegnanie
- organizacja zebrań, konferencji, spotkań
- poczęstunek w firmie – jak i co się podaje i w jakiej kolejności
- wizyta w restauracji
- nakrycie stołu – rodzaje sztućców i szkła, ich ułożenie oraz korzystanie

Dzień drugi. 09:00 - 16:00

WIZERUNEK PROFESJONALISTKI – KWESTIA ELEGANCJI W PRACY

- ubiór biznesowy – podstawowe kanony
- złote zasady kobiecej elegancji – jak ustrzec się błędów w doborze garderoby
- rodzaje strojów i biżuterii dostosowanych do okazji
- wygląd profesjonalistki – fryzura, makijaż, manicure

KORESPONDENCJA TRADYCYJNA I ELEKTRONICZNA – ZASADY REDAKCJI PISM BIZNESOWYCH

- poczta tradycyjna – język biznesowej korespondencji, treść, forma, układ graficzny pism, nagłówki i zakończenia
- reguły zapisywania liczb, kwot, dat
- redagowanie pism użytkowych
- adresowanie i kopertowanie
- życzenia firmowe i gratulacje
- zaproszenia – sposoby zapraszania, niezbędne elementy zaproszenia i ich znaczenie
- poczta elektroniczna – zasady eleganckiego pisania wiadomości, prawidłowe rozpoczęcie i zakończenie

ROZMOWY TELEFONICZNE – ZASADY KONTAKTOWANIA SIĘ PRZEZ TELEFON

- zasady prowadzenia rozmów telefonicznych
- zwroty powitalne oraz pożegnalne przy obsłudze połączeń przychodzących
- i wychodzących
- przekierowywanie i łączenie rozmów
- polityka prywatności – filtrowanie rozmów przychodzących
- etykieta telefoniczna – przerwana rozmowa, zakończenie połączenia
- automatyczna sekretarka
PODSUMOWANIE SZKOLENIA
- podsumowanie zdobytej wiedzy i umiejętności
- sesja pytań i odpowiedzi
- ocena szkolenia

Profesjonalna asystentka jest jednym z najbliższych współpracowników szefa. Jej najważniejsze zadanie polega na wspomaganiu go w zarządzaniu firmą. Realizuje je organizując jego grafik i zajmując się wszystkimi kwestiami administracyjnymi. Jednak jej rola znacznie wykracza poza te czynności, gdyż asystentka kształtuje również wizerunek firmy. To ona jest zwykle pierwszą osobą, z którą kontaktuje się klient. To, jakie wyrobi sobie on zdanie o firmie, zależy w wysokim stopniu od pierwszego wrażenia odniesionego na spotkaniu

z sekretarką. Dlatego na jej pełen profesjonalizm składa się nie tylko kompetencja, ale także uprzejmość, takt i umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów.

„Uprzejma i kompetentna. Profesjonalizm asystentki i sekretarki” to szkolenie, którego celem jest przekazanie wiedzy i praktycznych umiejętności w zakresie efektywnej komunikacji, zachowania się w trudnych sytuacjach i w codziennych kontaktach interpersonalnych.

Korzyści wynikające z ukończenia szkolenia:

- Jak uprzejmie witać gości w recepcji?
- Jakie są zasady grzecznego tytułowania kontrahentów?
- W jaki sposób przełamać bariery komunikacyjne?
- Jaka hierarchia miejsc obowiązuje na spotkaniach?
- Kiedy i jak zorganizować konferencję lub zebranie?
- Jak ubierać się, aby pozytywnie budować wizerunek swój i firmy?
- Jakie są zasady redagowania korespondencji służbowej?
- Jak prowadzić profesjonalne rozmowy telefoniczne?

Dzięki udziałowi w szkoleniu poznasz odpowiedzi na te pytania, zyskując w ten sposób wiedzę i swobodę zachowania w każdej sytuacji biznesowej. Uczestnictwo w nim to okazja do podniesienia kwalifikacji w pracy na stanowisku asystenckim.

Kadra Trenerska: Atutem naszych projektów są wybitni, uznani trenerzy. Do każdego z tematów szkoleniowych wyznaczone zostały osoby z bogatym doświadczeniem i wysokimi kompetencjami; przede wszystkim praktycy.