PIT-4R zawiera informacje dotyczące zaliczek na podatek dochodowy, które zostały przekazane do urzędu przez płatników w danym roku rozliczeniowych. Złożenie takiej deklaracji jest obowiązkiem płatnika (pracodawcy), natomiast składa się ją jedynie do Urzędu Skarbowego.

1. Co to jest PIT-4R?
2. Do kiedy należy złożyć PIT-4R?
3. Gdzie i jak składa się PIT-4R?
4. PIT-4R - elektroniczne złożenie dokumentacji

Co to jest PIT-4R?

PIT 4R stanowi faktyczną deklarację dotyczącą zaliczek pobranych przez płatnika na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dane zawarte w deklaracji pracodawcy muszą więc dokładnie odpowiadać sumie zaliczek rzeczywiście wpłaconych przez niego do Urzędu Skarbowego. Zdarza się jednak, że deklaracja wymaga wyraźnie, aby wskazano kwoty należne, nawet w sytuacji, gdy nie były one przez płatnika pobrane.

Do kiedy należy złożyć PIT-4R?

Ponieważ PIT-4R stanowi dokument poświadczający wysokość składek pobranych przez płatnika na rzecz podatku dochodowego od osób fizycznych, dane te muszą spłynąć do Urzędu Skarbowego znacznie wcześniej niż oczekuje się złożenia indywidualnych deklaracji podatkowych poszczególnych podatników. Termin złożenia PIT-4R upływa 31 stycznia 2020 roku. Może się oczywiście zdarzyć, że płatnik zakończył wcześniej swoją działalność. Wtedy powinien on złożyć deklarację nie później niż w ostatnim dniu prowadzenia działalności. 

Gdzie i jak składa się PIT-4R?

PIT-4R składa się jedynie do Urządu Skarbowego. Drugi egzemplarz należy zostawić w firmie w celach dowodowych. Nie wręcza się natomiast kopii pracownikowi, tak jak ma to miejsce w przypadku podstawowego rozliczenia. PIT-4R to informacja pomiędzy płatnikiem a US. PIT-4R sporządza się w formie jednej deklaracji niezależnie od tego, czy pracodawca zatrudnia 1, 5 czy 30 pracowników, w imieniu których odprowadza zaliczki na podatek dochodowy. Na deklaracji pojawić się musi informacja o liczbie świadczeniobiorców (pracowników) oraz sumie pobranych zaliczek. Ponadto, w deklaracji pojawia się również informacja o wartości wynagrodzenia dla płatnika za pracę, jaką jest pobieranie zaliczek oraz składanie deklaracji. Należy pamiętać, że PIT-4R obowiązuje jedynie tych przedsiębiorców, którzy zatrudniają innych pracowników. Jeśli prowadzi się wyłącznie jednoosobową działalność gospodarczą i opłaca podatek wyłącznie za siebie, nie trzeba wypełniać PIT-4R. 

Aby prawidłowo złożyć PIT-4R należy przez cały rok prowadzić ewidencję wynagrodzeń, a na tej podstawie przygotować podsumowanie wynagrodzeń w przedsiębiorstwie z podziałem na różne typy współpracy: umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa zlecenie. Dzięki listom płac bardzo szybko można ustalić właściwe kwoty zaliczek na podatek dochodowy. Wpłaty te powinny być dokonywane do 20. dnia następnego miesiąca (składka za styczeń opłacona powinna zostać do 20 lutego). Deklaracja PIT-4R wymaga podania sum wpłaconych w każdym miesiącu, tym bardziej więc szczegółowa ewidencja wynagrodzeń z podziałem na miesiące i typy umów jest tutaj pomocna. Istnieje także możliwość złożenia zerowego PITu-4R. Dzieje się tak w sytuacji, gdy podatnik nie dokonywał wypłat wymagających poboru zaliczek. 

PIT-4R - elektroniczne złożenie dokumentacji

Dzięki nowoczesnym narzędziom podatkowym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, możliwe jest złożenie PIT-4R w postaci elektronicznej. Można złożyć ją jako e-deklarację przez system online udostępniony przez MF. Trzeba jednak pamiętać o konieczności podpisu elektronicznego takiego dokumentu. Może być nim podpis kwalifikowany lub odpowiednie dane autoryzacyjne (dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych). Tego typu deklaracja może zostać złożona jedynie przez bramkę MF. Niemożliwe jest już złożenie jej w wersji papierowej.