Przedsiębiorca, który powierzył swoje finanse profesjonalistom z biura księgowego, uważa zwykle, że jest w dobrych rękach i dzięki temu może skupić się na prowadzeniu biznesu. Liczy na to, że będzie obsłużony na możliwie najwyższym poziomie. W działalności usługowej biura mogą jednak zdarzyć się sytuacje, gdy niewłaściwa organizacja pracy, czy błędne decyzje w zarządzaniu biurem obniżają standard świadczonych usług księgowych.

Znajomość poniższych sytuacji pozwoli Ci uniknąć wielu problemów i utrzymać usługi biura na wysokim poziomie. Zyskasz tym zaufanie klientów i zachowasz z nimi dobre relacje.

Poznaj przyczyny obniżania poziomu usług księgowych. Co możesz zrobić, aby Twoje biuro miało zawsze odpowiedni standard?

Niewystarczające kompetencje i brak doskonalenia zawodowego pracowników

Wykwalifikowani księgowi gwarantują obsługę klientów na najwyższym poziomie i dopasowują swoje działania do indywidualnych potrzeb każdego z nich. Zadaniem księgowego nie jest już tylko wprowadzanie danych z faktur do komputera. Takie działania można powierzyć odpowiedniemu, nowoczesnemu systemowi, którego zadaniem jest automatyzacja rutynowych czynności księgowych.

Obecnie księgowy, to przede wszystkim doradca przedsiębiorcy, kreatywnie wspierający prowadzenie finansów jego firmy, na bieżąco śledzący zmiany w przepisach, analizujący ich interpretację i konsultujący niejasności ze specjalistami. Te zadania wymagają bardzo wysokich kompetencji.

Aby je podnosić, pracownicy biura powinni systematycznie uczestniczyć w kursach, szkoleniach, webinarach i konferencjach branżowych. Ważne jest też zapewnienie im prenumeraty prasy fachowej, gdzie obok ciekawych zagadnień mogą poznać nowe trendy w księgowości i systemy informatyczne wspierające pracę biur rachunkowych.

Niewłaściwe ubezpieczenie - zbyt niska kwota polisy OC

Ustawa o rachunkowości nakłada na biuro obowiązek posiadania polisy OC. Często księgowane są transakcje na dość wysokie kwoty, a o pomyłkę przecież nietrudno. W razie błędu i powstałej szkody wypłacone zostanie odszkodowanie tylko do sumy określonej w polisie. Najlepiej, gdy biuro objęte jest polisą OC na kwotę wyższą niż minimalne 10 000 €, albo jego najwyższej transakcji, jeżeli tę kwotę przekracza.

Przejrzyj swoją polisę i ustal sumę gwarancyjną ubezpieczenia. Jeśli jest niewystarczająca - czas ją zmienić.

Nierzetelna obsługa - stawianie na ilość, a nie jakość

Jeżeli biuro ma zbyt wielu klientów, ich obsługa może być nierzetelna. Nie wynika to ze złej woli księgowych, tylko z ich nadmiernego obciążenia. Brakuje im wtedy czasu na wnikliwą analizę problemów księgowych i konsultacje w trudnych sprawach. Natłok spraw i dokumentacji księgowej nie może rzutować na terminowość i poprawność podejmowanych działań. Konsekwencją jest najczęściej błędnie wyliczony podatek albo deklaracja przesłana z opóźnieniem.

Wprowadzenie systemu wspomagającego biuro rachunkowe pozwala pogodzić większą ilość klientów z jakością ich obsługi. System “pilnuje” terminów, wylicza podatki i składki ZUS oraz automatycznie przesyła powiadomienia do klienta. Zautomatyzowanie wielu zadań oszczędza cenny czas księgowych.

Brak przepływu informacji i utrudniona komunikacja z klientem

To bolączka wielu biur rachunkowych. Sprawna komunikacja z klientem prowadzona wieloma kanałami jest podstawą nowoczesnego biura. Szybkie przesyłanie wiadomości indywidualnych i grupowych, gromadzenie ich w systemie i bieżące monitorowanie odczytania przez adresata, zapewniają lepszą organizację pracy księgowych.

Zadowolone będą obie strony, bo nie umknie im żaden termin, a klient będzie zawsze na czas poinformowany o płatnościach i zmianach.

Braki w dokumentach i utrudniony do nich dostęp klienta

Na pewno są to częste problemy biur pracujących tradycyjnie, które zdecydowanie zostaną wyeliminowane rozwiązaniami systemowymi.

W nowoczesnym biurze standardem jest przesyłanie dokumentów przez Internet. Jeżeli dodatkowo możliwe jest wysłanie telefonem ich zdjęć lub skanów - zarówno klient, jak i księgowy oszczędzają czas i pieniądze.

Gromadzenie dokumentów na platformie systemowej z dostępem 24/7 z każdego miejsca na świecie, możliwość ich szybkiego wyszukiwania i przeglądania oraz digitalizowania przez OCR, to podwyższanie jakości usług biura. Klient widzi każdy dokument swojej firmy i jego aktualny status. Wysłane powiadomienia o brakach w dokumentacji, skutecznie eliminują takie problemy.

Z odpowiednim systemem wspomagającym pracę biura rachunkowego, zadbasz o właściwy poziom świadczonych usług księgowych. Pomoże Ci w tym KonektoSmart.

Poznaj wszystkie jego możliwości - odwiedź stronę https://konektosmart.pl, zarejestruj się i testuj system za darmo przez 2 miesiące!