Czy klasyczny cytat na temat znaczenia maszyn z jednej z powieści science fiction Lema był przepowiednią? Nie da się ukryć, że nowoczesne technologie zmieniły całkowicie jakość i styl pracy oraz wpłynęły bez wątpienia na jej precyzję. A to w rachunkowości wartości na wagę złota. Dawniej – zawód księgowego kojarzył się z tonami segregatorów zalegających na biurkach i regałach – dziś do prowadzenia pełnej księgowości wystarczy tylko komputer z podłączeniem do sieci. W jaki sposób doszło do tak wielkiej transformacji i o jaki cytat chodzi?

“HYLAS: Uważasz zatem, że maszyny będą w przyszłości wyprzedzać człowieka we wszystkich dziedzinach?
FILONOUS: Dobryś sobie. Już dziś go wyprzedzają. Byle elektryczna maszyna do liczenia rozwiąże zadanie, któremu przez całe życie nie podoła najlepszy matematyk.” - Stanisław Lem; Dialogi

Sterty papierów do nieba czy do chmury?

Cyfryzacja wielu branż jest konsekwencją zaawansowanej technologii. Hybrydowe samochody, nowoczesne smartfony, inteligentne  smartwatche, wiadomości e-mail, dysk w chmurze to nowoczesne rozwiązania, które nie tylko upraszczają życie, ale również mają realny wpływ na sposób pracy. Nawet najbardziej tradycyjne zawody ewoluują, dopasowując się do aktualnych realiów XXI wieku. Tak jest także w przypadku księgowości.

Jej cyfrowa ewolucja wynika z automatyzacji wielu procesów. Początkiem tej drogi była rezygnacja z papieru. Okazało się, że nie jest już konieczne samodzielne dostarczanie dokumentów ani poświęcanie czasu na przenoszenie danych z kartki papieru do oficjalnych ksiąg. Co więcej, wiele procesów obliczeniowych także zostało powierzonych programom komputerowym, co wyparło konieczność korzystania z kalkulatorów.

Kolejnym krokiem do zmiany stylu pracy biur księgowych stały się urządzenia gromadzące dane. Dyski komputerowe o ograniczonej pojemności można było zamienić na dyski zewnętrze, a te z kolei zaczęła wypierać nowoczesna chmura, do której może mieć dostęp każdy – niezależnie od tego, w jakim miejscu na świecie przebywa. Nowoczesne technologie zdjęły zatem bariery odległości, uprościły pracę, usprawniły ją i przeniosły na nowy, wyższy poziom.

- Nie da się ukryć, że nowe technologie wpłynęły na jakość i styl pracy księgowych. Ciężko sobie teraz wyobrazić powrót do kalkulatorów i ręcznego wypełnienia ksiąg rachunkowych. Cyfryzacja dopasowała codzienność księgowych do aktualnych realiów, które jednocześnie sama narzuca – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Ewolucja księgowości proces po procesie

W przypadku cyfryzacji w tej branży pierwsze zmieniły się procesy księgowe, takie jak np. prowadzenie ksiąg rachunkowych – z wersji papierowej na komputerową. Następnie wdrożone zostały bardziej zaawansowane programy do fakturowania oraz rozwiązania, które umożliwiały szybką wymianę wiadomości na linii  biuro rachunkowe – firma. Kolejnym z etapów “wielkiej zmiany” stała się  automatyzacja procesu obiegu dokumentów, a nawet półautomatyzacja zadań decyzyjnych w opisie dokumentu, jego parametrach i księgowaniu! Chociaż jest to jeden z nowocześniejszych procesów w księgowości XXI wieku, warto podkreślić, że branża dynamicznie się rozwija, a współczesne rozwiązania informatyczne nie dotrzymują jej kroku, lecz przeciwnie –  narzucają tempo.

Jednym z najbardziej rewolucyjnych narzędzi, które wpłynęły na unowocześnienie pracy księgowych, okazał się model SaaS (software as a service). Dzięki niemu nawet mniejsze biura rachunkowe i małe firmy, które mają niewielkie budżety i ograniczone potrzeby, mogą korzystać z nowoczesnych programów –  podobnych do tych, po które dawniej sięgali tylko ”więksi gracze”. Oprogramowanie jako usługa pozwala wprowadzać innowacje bez specjalnego przygotowania po stronie firmy i bez konieczności instalacji kosztownych elementów infrastruktury IT. SaaS można zatem nazwać kamieniem milowym w rozwiązaniach technologicznych dla księgowości.

Jest problem? Masz rozwiązanie!

- Aplikacje wychodzą naprzeciw oczekiwaniom księgowych i innych osób, których praca zawodowa jest poniekąd związana z rachunkowością. W przypadku optymalizacji niektórych procesów w branży staramy się ”wziąć byka za rogi” i bezpośrednio zmierzyć się z danym problemem, by po prostu znaleźć dla niego informatyczne rozwiązanie. Kiedyś taką przeszkodą w pracy księgowego była konieczność wymiany i archiwizowania dokumentów w formie papierowej – dziś cyfrowy obieg dokumentów jest już standardem. Nie sposób nie zauważać również innych procesów, które z pewnością można zautomatyzować – to właśnie nasze zadanie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Tym sposobem każdy z dotychczasowych problematycznych, czasochłonnych i wymagających procesów można skrócić i uprościć. Jak to wygląda w praktyce?

• Problem – konieczność przenoszenia lub przepisywania danych z dokumentów do systemu. Rozwiązanie – fakturowanie online.
• Problem – kłopoty logistyczne w zakresie archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Konieczność ograniczenia liczby dokumentów. Rozwiązanie – archiwum elektroniczne do przechowywania faktur.
• Problem – trudności z utrzymywaniem stałego kontaktu z klientem, osobiste pilnowanie terminów. Rozwiązanie – automatyczny system powiadamiania klientów przez system o terminach płatności i innych ważnych datach.
• Problem – ręczne wpisywanie danych do systemu ze skanów dokumentów. Rozwiązanie – OCR, czyli mechanizm cyfrowego, zautomatyzowanego odczytywania dokumentów przez program.

Bariery, wyzwania i oczekiwania – z czym muszą się mierzyć dostawcy technologii?

Wielkie rzeczy rodzą się w bólach – to przysłowie świetnie pasuje do cyfrowej rewolucji księgowości. Konieczność dopasowania nowoczesnych aplikacji do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych, a także podążania za dynamiką zmian w przepisach sprawia, że czas nie jest sprzymierzeńcem dostawców oprogramowania. Równie kłopotliwe bywa przekonanie użytkowników aplikacji księgowych do tego, że wprowadzenie nowego narzędzia wcale nie utrudni pracy, a wręcz przeciwnie – usprawni ją i uporządkuje. Oczywiście przyzwyczajenie się do nowego systemu i wdrożenie się w jego obsługę wymaga czasu, jednak w tym wypadku warto potraktować go jak inwestycję.

- Społeczeństwo jest zdecydowanie bardziej otwarte na zmiany technologiczne, niż było jeszcze kilka dekad temu. To zdecydowanie upraszcza wprowadzanie na rynek nowych technologii i nowoczesnych programów. Jako użytkownicy stajemy się również bardziej wybredni jeśli chodzi o cyfrowe rozwiązania. Mają one być proste i intuicyjne w obsłudze, najlepiej niewymagające szkolenia, powinny być kompatybilne z pozostałymi systemami i urządzeniami oraz rozbudowane na tyle, by zaoferować odbiorcom coś nowego. Muszą być też w pełni konfigurowalne – pozwalające na elastyczne dopasowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika – podsumowuje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Nie da się ukryć, że do pełnej cyfryzacji procesów księgowych jeszcze długa droga. Producenci nowoczesnych systemów dla biur rachunkowych zawieszają jednak poprzeczki coraz wyżej. Wszystko więc wskazuje na to, że kolejny przełom technologiczny w branży księgowej jest tuż za rogiem.