Zawód księgowego przez lata cieszył się dużym szacunkiem i zaufaniem społecznym. Jednak najnowsze doniesienia z aktualnego Rankingu Najbardziej Poważanych Zawodów, przygotowanego przez SW Research, wskazują na pewne niepokojące zmiany. Prestiż tej profesji powoli spada, a klienci coraz częściej kwestionują kompetencje księgowych. Jakie kroki można podjąć, aby odbudować zaufanie do zawodu? Współpraca oparta na dobrym kontakcie, wzajemnym zaufaniu i regularnym przepływie informacji przekształca księgowego w „prawą rękę” firmy, a nie jedynie zewnętrznego zleceniobiorcę. Podpowiadamy, jak zadbać o dobry kontakt z klientem.  

Zaufanie to wyzwanie. Jak zadbać o dobrą komunikację z klientem?

Utrzymanie zaufania i prestiżu zawodu księgowego to wyzwanie, którego nie można lekceważyć. Wymaga ono jednak dużego zaangażowania. Biura rachunkowe muszą nieustannie doskonalić swoje umiejętności i dbać o jakość świadczonych usług. Ważną rolę odgrywa również budowanie pozytywnego wizerunku zawodu poprzez transparentną komunikację. 

Dobra komunikacja to nie tylko sprawne odpowiadanie na wiadomości i odbieranie telefonów. Potrzebne są również nowoczesne narzędzia, które usprawnią procesy księgowe i zapewnią klientom jeszcze wyższy poziom obsługi.

- Zwykłe programy księgowe przestają już nam wystarczać. Zarówno klienci, jak i biura rachunkowe oczekują i potrzebują czegoś więcej. Nowoczesne aplikacje księgowe oferują znacznie więcej niż tylko proste automatyzacje, czy wprowadzanie i wystawianie faktur. Oferują funkcje, które usprawniają pracę w całym zespole. Dzięki nim komunikacja między biurem rachunkowym a klientem staje się bardziej efektywna i przejrzysta. Umożliwiają one nie tylko pracę i akceptację dokumentów w rozproszonym środowisku, ale także szybkie i bezproblemowe wymienianie informacji, co prowadzi do lepszej współpracy, oszczędności czasu oraz redukcji błędów. To wszystko przekłada się na większą satysfakcję klientów i wyższą jakość usług biur rachunkowych – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wsparcie technologiczne jako pomost do pełnego zaufania. Co już teraz potrafią aplikacje?

Biuro rachunkowe korzystające z nowoczesnych technologii oferuje swoim klientom nie tylko profesjonalne usługi, ale także dodatkowe korzyści. Wzmacnia zaufanie i zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa. Jakie funkcjonalności mogą poprawić komunikację biznesową biura rachunkowego z klientem?

Usprawnienie pracy a elektroniczny obieg dokumentów

Biura rachunkowe obsługujące swoich klientów mają do czynienia z wieloma dokumentami – fakturami zakupowymi, sprzedażowymi, dokumentacją kadrową. Jak zaplanować obieg dokumentów księgowych, w przypadku gdy klientów jest wielu, a każdy z nich dostarcza niezliczoną ilość dokumentów? Odpowiedzią jest elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART w biurze rachunkowym. Pozwala on na włączenia klienta biura rachunkowego w obieg dokumentów, daje możliwości szybkiej i sprawnej pracy nad dokumentami. W przypadku udostępniania obiegu dokumentów przez biuro rachunkowe korzyści płyną zarówno dla obsługiwanej firmy jak i samego biura rachunkowego. Firma uzyskuje funkcjonalności obiegu dokumentów, a biuro rachunkowe – bieżący dostęp do przetworzonych dokumentów, gotowych do wprowadzenia do programu księgowego.

- W SaldeoSMART poszczególne osoby z organizacji mogą pracować nad tymi samymi dokumentami dzięki opcji udostępniania. Na przykład pracownik sprzedaży wprowadza dane do systemu, a księgowy na bieżąco je analizuje i przygotowuje raporty. Taka synchronizacja pracy pokazuje klientom, że biuro rachunkowe działa sprawnie i jest w stanie szybko reagować na ich potrzeby – dodaje Krzysztof Wojtas.

Wykorzystanie takiej technologii ma wpływ na usprawnienie pracy nie tylko w księgowości, ale też sprawdza się  w innych działach, np. HR, administracji, dziale handlowym i na poziomie zarządu. Elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do znaczącej poprawy komunikacji całej organizacji.

Dodatkowa oferta biura rachunkowego – automatyzacja rozrachunków w połączeniu z systemem bankowym

Tradycyjna, ręczna automatyzacja rozrachunków w księgowości nierzadko stwarza ryzyko błędów i opóźnień, które mogą zaburzyć przepływ informacji i negatywnie wpłynąć na wizerunek biura rachunkowego. Nowoczesne aplikacje księgowe wykorzystujące sztuczną inteligencję oferują jednak nowe możliwości. Dzięki nim pobieranie listy transakcji z banku i łączenie ich z odpowiednimi dokumentami odbywa się automatycznie. To oznacza koniec z ręcznym przyporządkowywaniem transakcji do faktur i monitorowaniem statusów płatności. Cały proces przebiega samoczynnie, co oznacza ogromną oszczędność czasu i eliminację błędów.

- Nasz program pozwala na integrację z systemem bankowym firmy, co poprawia komunikację, przyspiesza rozrachunki i eliminuje zbędne kliknięcia. Ponadto aplikacja umożliwia bezpośredni eksport zintegrowanych danych do powiązanego oprogramowania finansowo-księgowego. Funkcja ta dostarcza wiele korzyści nie tylko dla biur rachunkowych, ale i firm. Jest istotna w przypadku faktur kosztowych, pozwala bowiem monitorować, czy zobowiązania finansowe firmy są regulowane w odpowiednich terminach. Dzięki temu przedsiębiorstwo unika opóźnień w płatnościach i konieczności zapłacenia odsetek czy kar. W przypadku faktur sprzedażowych, automatyzacja rozliczeń usprawnia proces windykacji, wpływając tym samym na poprawę płynności finansowej – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Jak to wygląda w praktyce? Księgowy korzysta z aplikacji, która automatycznie pobiera transakcje bankowe i rozlicza faktury. Klienci biura rachunkowego mają pełny dostęp do wszystkich transakcji i widzą, że ich rozliczenia są prowadzone dokładnie i terminowo. To buduje ich zaufanie do biura księgowego i redukuje konieczność wysyłania zbędnych maili, wykonywania telefonów itp.

KSeF odczarowany? Budowanie samodzielności klienta dzięki aplikacji

Chociaż obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, dla wielu firm wciąż pozostaje niewiadomą. Praca z nim budzi obawy i frustrację. Na rynku dostępne są jednak nowoczesne aplikacje księgowe zintegrowane z systemem, które pomagają klientom w samodzielnym wystawianiu i przesyłaniu faktur elektronicznych.

Biuro rachunkowe, które oferuje swoim klientom taką aplikację, może zapewnić wsparcie w czynnościach związanych z KSeF. Aplikacja krok po kroku prowadzi klienta przez proces wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych, eliminując ryzyko błędów, upraszczając komunikację  i ułatwiając zrozumienie skomplikowanych procedur.

- KSeF nie jest nowością dla naszych użytkowników. Już w maju 2022 roku udostępniliśmy funkcję umożliwiającą swobodne wystawianie faktur zgodnych z wymogami Ministerstwa Finansów oraz automatyczne wysyłanie ich do systemu KSeF. Nasza aplikacja automatyzuje również wiele czynności związanych z KSeF, takich jak wysyłanie wystawionych faktur do KSeF, pobieranie i wizualizację danych z faktur oraz umożliwia tworzenie własnych ścieżek akceptacji faktur pobranych z KSeF. To oznacza mniej pytań do biura księgowego i mniej stresu dla klienta – podkreśla Krzysztof Wojtas.

Dzięki aplikacji zintegrowanej z KSeF, klienci biura rachunkowego mogą stać się bardziej samodzielni w kwestiach wystawiania faktur elektronicznych. Zyskują kontrolę nad procesem, oszczędzają czas i unikają błędów. To z kolei przekłada się na lepsze relacje z księgowym. Klienci widzą, że biuro rachunkowe jest na bieżąco z nowinkami technologicznymi i prawnymi, co buduje zaufanie do kompetencji i profesjonalizmu biura.

Nowoczesne technologie to nie tylko koszt, ale przede wszystkim inwestycja w przyszłość. Biuro rachunkowe, które stawia na innowacje, staje się bardziej konkurencyjne i atrakcyjne dla klientów. Inwestycja w nowoczesne technologie buduje zaufanie, zwiększa efektywność komunikacji, a także poprawia jakość obsługi. Wprowadzenie nowych technologii w biurze rachunkowym to krok w stronę przyszłości, który pozwala na budowanie silnych, opartych na zaufaniu relacji z klientami. To także sposób na zwiększenie prestiżu zawodu księgowego i poprawienie jakości świadczonych usług.