Ministerstwo Finansów zaprezentowało nową wersję projektu dotyczącego regulacji prawnych, rozwiązań technicznych i aspektów biznesowych związanych z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W trakcie analizy przyjętych rozwiązań resort finansów wziął pod uwagę wszystkie kluczowe postulaty, zgłaszane przez środowisko biznesowe. Nowa wersja projektu utrzymuje pierwotny harmonogram wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Wprowadzono natomiast szereg zmian dotyczących m.in. trybu offline i załączników do faktur.

Harmonogram KSeF na 2025 rok

Po przeanalizowaniu aspektów prawnych, biznesowych oraz technicznych związanych z przygotowaniem systemu, Ministerstwo Finansów potwierdziło plan wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) – w dwóch zasadniczych etapach, z dodatkowym odroczeniem terminu dla najmniejszych firm:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł (wraz z podatkiem).
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów.
• Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek wystawiania e-faktur w Krajowym Systmie e-Faktur obejmie najmniejszych podatników, których transakcje są niskokwotowe (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).

Wśród nadchodzących kluczowych wydarzeń znajduje się czerwcowa publikacja schemy FA(3) oraz dokumentacji API, które posłużą jako fundament do odpowiedniego dostosowania systemów informatycznych do obsługi nowych formatów e-faktur. Od 30 września 2025 r. udostępnione zostaną zaś testy API w trybie otwartym dla wszystkich zainteresowanych podmiotów.

Co ważne, Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur–plan-wdrozenia

Nowości i zmiany – Krajowy System e-Faktur

Już od listopada 2025 roku przedsiębiorcy zyskają dostęp do testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Pozwoli to na wcześniejsze zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu i lepsze przygotowanie do obowiązkowego jego stosowania. Wystawiane w środowisku testowym faktury nie będą jednak miały skutków prawnych.

Istotną zmianą jest wprowadzenie możliwości bezterminowego wystawiania faktur w trybie offline, tzn. „offline24”. To rozwiązanie odpowiada na dwa istotne postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców. Po pierwsze, pozwala na wygodne i elastyczne wystawianie faktur dla kontrahentów zagranicznych oraz krajowych, którzy nie posiadają numeru NIP. Po drugie, umożliwia fakturowanie w sytuacjach awaryjnych – np. przy problemach z dostępem do internetu – co eliminuje ryzyko opóźnień w przesyłaniu dokumentów do KSeF.

Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli składać wnioski o certyfikaty wystawcy faktur, które są niezbędne do wystawiania dokumentów w trybie offline oraz w przypadku wystąpienia awarii systemu. Certyfikaty te zapewnią bezpieczeństwo, potwierdzenie tożsamości oraz ciągłość procesu fakturowania – niezależnie od warunków zewnętrznych. Szczegółowe instrukcje dotyczące generowania i pobierania certyfikatów zostaną udostępnione w dokumentacji API, która pojawi się na stronie Ministerstwa Finansów w czerwcu 2025 roku.

Więcej nowości – Krajowy System e-Faktur

Resort finansów udostępnił również mobilną wersję aplikacji KSeF, którą można bezpłatnie pobrać z Google Play i App Store. Dzięki niej przedsiębiorcy mają możliwość wygodnego zarządzania fakturami bezpośrednio z poziomu smartfona. Aplikacja umożliwia logowanie za pomocą Profilu Zaufanego, wystawianie oraz przeglądanie e-faktur, a także ich bezpieczne przesyłanie w formie elektronicznej.

W odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez rynek, w projekcie uwzględniono liczne ułatwienia dotyczące wystawiania faktur masowych – również dla konsumentów. Choć stosowanie tych rozwiązań nie będzie obowiązkowe, ich dostępność znacząco uprości proces fakturowania w firmach kierujących ofertę także do klientów indywidualnych.

Istotnym zmianą jest także możliwość dołączania załączników do e-faktur, co zostanie odzwierciedlone w strukturze logicznej FA(3). Załączniki stanowić będą integralny element faktury, pozwalając na przekazanie szczegółowych informacji. Takich jak ceny jednostkowe, ilości czy jednostki miary – w sposób zgodny z dotychczasowymi praktykami podatników.

KSeF PRO – księgowi i biura rachunkowe

Od 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się rzeczywistością. To wyzwanie szczególnie dotyczy biur rachunkowych oraz działów księgowych, które każdego dnia obsługują dziesiątki, a nawet setki dokumentów. W odpowiedzi na potrzeby rynku powstał program KSeF PRO. Program został stworzony przez zespół ekspertów specjalizujących się w różnych obszarach działania organizacji. Dzięki temu uczestnicy zyskają dostęp do rozwiązań z zakresu KSeF z podatków, technologii, procesów i procedur potrzebnych do wdrożenia KSeF w dziale księgowości lub biurze rachunkowym. Uczestnicy oraz eksperci Programu KSeF PRO tworzą unikalną społeczność ułatwiającą wymianę doświadczeń w nowej tematyce jaką jest KSeF. Takie wsparcie pozwoli zaoszczędzić czas podczas wdrożenia.

W programie „KSeF PRO” znajdziesz odpowiedzi na poniższe pytania:

• Jak zorganizować pracę, aby dostosować się do wymogów KSeF?
• Jak przygotować się do wdrożenia KSeF od strony podatkowej?
• Jak chronić swoje dane i informacje?
• Jak zadbać o terminowość fakturowania i rozliczeń podatkowych?
• Jak administrować dostępami i uprawnieniami do KSeF?
• Jak integrować własne systemy księgowe z KSeF?

Program „KSeF PRO” to:

• spotkania online z ekspertami
• 7 modułów dotyczących KSeF
• 50 odcinków video (łączny czas ponad 9 godzin materiałów)
• 7 transkrypcji odpowiadających każdemu z modułów
• 50 e-booków
• procedury i procesy
• listy kontrolne
• sesje Q&A
• społeczność
• AIsystent KSeF PRO

Dodatkowo dla biur rachunkowych – w cenie Programu KSeF PRO jest wzór Umowy o świadczenie usług księgowych i obsługę kadrowo-płacową. Umowa główna plus 7 załączników przygotowana pod kątem KSeF a także warunków prawnych i biznesowch. W tym RODO, AML , MDR (schematy podatkowe) czy Sygnaliści. Kompleksowy wzór z wieloma wariantami dostępny wersji PDF oraz Word (ponad 60 stron).

Więcej informacji o programie KSeF PRO znajdziesz na naszym sklepie: https://sklep.varico.pl/uslugi/217-program-ksef-pro.html