Case Study: NOSTRO S.C. Maria Kokot, Magdalena Laskowska

Sytuacja

Wiele biur rachunkowych i firm o działalności rachunkowo-księgowej korzysta z kilku programów. Często jednak nie są one ze sobą zintegrowane, co znacznie wydłuża pracę. Jeden z naszych klientów, korzystał oddzielnie z programu KPiR i Rozliczenie Płac RP. Przed laty została podjęta decyzja o zakupie dwóch osobnych programów. Dzięki usłudze scalenia danych z RP do KPiR+RP wykonanej przez naszego doradcę, praca na programie jest dużo szybsza, m.in. poprzez automatyczne księgowanie list plac.

Scalanie danych z programu

Programy Książka Przychodów i Rozchodów KPiR i Rozliczenie Płac RP można zakupić pojedynczo, lub w specjalnym pakiecie, aby rachunkowość i kadry mieć w jednym miejscu. W firmie NOSTRO S.C. MARIA KOKOT, MAGDALENA LASKOWSKA korzystano z programu KPiR oraz RP oddzielnie. Z biegiem czasu takie rozwiązanie nie do końca się sprawdziło. Wszystkie firmy z KPiR zatrudniają pracowników, którzy byli obsługiwani w RP. Dla Pani Magdy było to bardzo uciążliwe.

Główne wady takiego rozwiązania to:

• przełączanie się pomiędzy programami;
• wykonywanie dwóch aktualizacji, dwóch archiwizacji i tworzenie dwóch programów
  na nowy rok;
• brak opcji księgowania listy płac (jest to możliwe tylko w programie KPIR+RP).

Dzięki rozmowom klientki z naszym doradcą technicznym podczas jednej z analiz na połączeniu zdalnym udało się wypracować odpowiednie rozwiązanie. Mogliśmy wyznaczyć konkretne cele:

1. Rezygnacja z programu RP i rozszerzenie KPIR do programu KPIR+RP.
2. Scalenie firm z KPIR, które zatrudniają pracowników prowadzonych w RP, tak aby po scaleniu w programie KPIR+RP po zalogowaniu się do firmy były dostępne dokumenty księgowe jak i kadrowo-płacowe tej firmy.

Na czym polega usługa scalenia danych z programu RP do KPiR+RP?

Jeden z naszych doradców Adam, wspólnie z klientką Magdą, którą opiekuje się w ramach opieki informatycznej ustalili, że praca będzie podzielona na etapy.

1. Przygotowanie matrycy firm z KPIR, które mają odpowiedniki w RP.
2. Ustalenie dogodnego czasu realizacji – w czasie scalania danych nie można wprowadzać nowych danych ani dokonywać zmian.
3. Pobranie wszystkich niezbędnych archiwów od Pani Magdy i rozpoczęcie realizacji usługi.
4. Wgranie scalonego archiwum do KPIR+RP.
5. Sprawdzenie poprawności wykonania usługi. Nie można rozpocząć pracy bez sprawdzania, ponieważ w przypadku zauważenia pomyłki istnieje konieczność wykonania operacji scalania od początku lub korekty już na scalonych danych.
6. Po potwierdzeniu poprawności wykonania scalenia usługa jest uznawana za odebraną i można kontynuować pracę.

Usługi i opieka informatyczna doradców VARICO

Sama usługa trwała jeden dzień, po wcześniejszym przygotowaniu. Czy warto poświęcić ten czas? Zdecydowanie. Świadczy o tym przede wszystkim zadowolenie Pani Magdy. Rozwiązaliśmy wspólnie problem uciążliwego przełączania się między programami. Zadowolenie naszych klientów jest dla nas bardzo ważne. W tym przypadku udało się znacznie przyspieszyć codzienną pracę klienta. Pani Magda jest bardzo zadowolona, a wszystkie wcześniej wymienione wady zostały zlikwidowane. Praca jest szybsza dzięki opcji automatycznego księgowania listy płac. W tej chwili klientka ma dwa programy w jednym, a co za tym idzie wykonujemy tylko jedno archiwum zawierające KPIR+RP.